撰文：刘红林律师
注：原文发布于 2024 年 4 月 15 日
3 月 29 日，zkSync 中文社区在上海成功举办「zkSync 上海行」活动。作为专注于 Web3 行业的法律服务机构，上海曼昆律师事务所为本次活动提供了全方位的法律支持和合规指导。
其实，越来越多的 Web3 社区不再满足于单纯线上交流，线下「面基」呼声越来越大，但出于合规方面的考虑，对于线下活动，主办方往往比较谨慎。
那不妨曼昆律师借本次「zkSync 上海行」机会，从合规角度，跟大家聊聊 Web3 社区如何合法开展线下活动。
（一）申请备案
口罩时期，各地政府部门对线下举办活动审查较严；口罩之后，对较大规模的线下聚集活动的监管予以放宽，但不代表一定不需要向相关单位申请或备案。
（某Web3线下活动被叫停后，成员自发组织聚会）
《大型群众性活动安全管理条例》第20条作了如下规定：
（1）大型群众性活动的预计参加人数在1000人以上5000人以下的，由活动所在地县级人民政府公安机关实施安全许可。
（2）预计参加人数在5000人以上的，由活动所在地设区的市级人民政府公安机关或者直辖市人民政府公安机关实施安全许可。
如果活动人数预计在1000人以上5000人以下或在5000人以上，那就需要携带以下材料报活动所在地相应公安机关审批：
（来源：上海一网通办政务平台）
一千人以下的大型活动或会议，只需携带以下材料向活动或会议所在地派出所备案即可：
（来源：上海一网通办政务平台）
以上审批、备案材料目录均来自上海一网通办政务平台，各地可能有所差异，若需可咨询当地公安部门，在此不一一赘述。
上述审批、备案都是针对大型群众性活动的，目前很少会有主办方开展大几百甚至千人以上规模的线下活动，更多的，其实是几十或是一二百人的活动，我们认为二百人以下规模的「聚会」很难称得上「大型群众性」活动，并无审批、备案的必要，当然，拿不准也可以问问活动所在地的警察叔叔，反正咱都是正能量活动。
（二）场地租赁
以通常租赁酒店为例，这种租赁合同具有租赁期限短、场地安全要求高、出租方违约影响大等特点。主办方（场地承租人）在签订租赁合同时，首先应当注意租赁期限，需要涵盖活动前准备、活动后扫尾的必要时间，避免因缺乏彩排、设备调试等情况导致活动现场无序混乱。
其次，应当适当提高酒店（场地出租方）的违约责任，毕竟酒店（场地出租方）一旦违约，届时受邀嘉宾、参会小伙伴无处可去，主办方难免又是一次忙乱。定金作为一种履约的担保形式，主办方可以支付不超过租赁总金额20%的定金并在租赁合同中明确定金条款，若酒店（场地出租方）违约不能如期提供场地，需双倍返还定金，以此来降低酒店（场地出租方）违约的风险。
需要提醒的是，在签订合同时要留意双方约定的是「定金」还是「订金」。「定金」是一个规范的法律概念，是合同当事人为确保合同的订立、生效或履行等而自愿约定的一种担保形式，是违约责任承担的方式之一。「订金」只是单方行为，一般情况视为交付的预付款，不具有与「定金」相同的担保性质，不管是哪一方原因造成合同不能履行，给付订金一方都可以主张全额返还。
此外，「道路千万条，安全第一条」，场地安全保障也需在选择租赁场地时重点考察，比如是否设有应急广播、应急照明等应急救援设施和安全提示设施，并定期维修保养；是否设有必要的监控设施；是否设有显著标明安全撤离的通道、路线等。
（三）活动宣传
活动要办的热热闹闹，免不了宣传。主办方在活动前期宣传阶段，需注意宣传的内容和形式。
宣传内容上，需保证真实，避免夸大或虚假宣传，否则大家发现货不对版，对主办方形象不免大打折扣，比如活动对外宣传某位大佬要来，但实际上这位大佬根本不知道该事情或者临时爽约，自然会让报名参会的朋友们感到失望，如果是付费入场，那更可能引起消费者维权的情况。
宣传形式上，无论选择何种方式，均应合法合规，不得违反公序良俗，比如不得出现利用党和国家大政方针、借重大政治活动等名义进行商业炒作的内容；不得使用或者变相使用国旗、国歌、国徽，军旗、军歌、军徽，以及使用或者变相使用国家机关、国家机关工作人员的名义或者形象；不得出现各类卖惨、炫富、恶搞经典等，以及各种「蹭热点」「博眼球」，利用群众热议事件等作为炒作噱头进行宣传的内容；不得含有淫秽、色情、暴力、赌博、迷信、「软色情」等内容。
作为 Web3 的主办方，与虚拟货币相关的宣传内容上也应当注意与当前政策契合。近年来，我国涉及数字货币领域的规范性文件包括《关于防范比特币风险的通知》《关于防范代币发行融资风险的公告》《关于防范以「虚拟货币」「区块链」名义进行非法集资的风险提示》等，利用区块链及虚拟货币进行融资、非法集资以及其他违法犯罪活动等行为，一直都是政策监管高压线，因此涉及项目代币发售募资等敏感话题万万触碰不得。
（四）个人信息保护
根据《个人信息保护法》，个人信息是指「以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息「。对于邀请和报名的与会者个人信息，主办方应当尽到妥善存储和合理使用的义务：
- 收集个人信息时，应先向对方说明收集个人信息的种类、用途、目的、存储情况、权利行使途径等信息；
- 应评估所需收集个人信息的范围，免收集非必要的个人信息；
- 在活动完成后及时删除个人信息或进行匿名化处理；
另外，主办方有时会选择一些小众 APP 作为报名通道，这些平台的个人信息保护能力参差不齐，将增加个人信息泄露的风险，建议主办方尽量点对点收集参会者个人信息。因此有线上报名的需要，尽量选择较为主流的活动报名软件收集报名信息，避免个人信息泄露。
总之，在收集个人信息时，需严格遵守公开透明原则、最小必要原则，做好隐私保护措施。
（一）嘉宾发言内容预审
邀请嘉宾发言是大多 Web3 社区活动的重要环节，但作为主办方，对于嘉宾所演讲发言内容，也需尽到基本的注意义务。
（「zkSync 上海行」嘉宾发言截图）
除了基本的合法合规、不得违反公序良俗这样的要求，嘉宾也需要同主办方一样，不得涉及虚拟货币融资集资及其他可能触及涉币违法犯罪话题与内容。
建议主办方对嘉宾个人背景进行必要的审查，对于嘉宾发言内容提前获取其演讲文件并初予以审查，避免活动进程中出现违法违规内容殃及活动与主办方。
（二）突发预案
一场活动总会有各种突发状况，如何妥善解决，考验着主办方的组织水平。《民法典》第 1198 条第一款规定，「......群众性活动的组织者，未尽到安全保障义务，造成他人损害的，应当承担侵权责任。」这里的「损害」，既包括人身损害，也包括财产损害，那是否他人一旦发生损害，主办方就需承担责任呢？
「未尽到安全保障义务」是主办方担责的前提条件。所以，除了前期各项安全检查及其他准备工作之外，还需设立突发情况预案及响应程序，如发生火情如何疏散人员、有人突发疾病如何救治送医、无关人员闯入等情况，最大限度尽到主办方作为组织者的安全保障义务。
越来越多的线下活动落地，足以显示大家对 Web3 的热情和美好未来的憧憬。如何在开心「面基」的同时，做到合法合规，保证活动全程安全、顺利，是主办方绕不开的问题，对此曼昆已对该法律服务形成了标准化的服务产品，旨在确保对 Web3 社区活动的举办合规、安全、有效，并为常态化运行提供详细指导和规范流程。如果还对线下活动开展有所顾虑，欢迎来和曼昆律师一起交流。
